Microsoft 365 Copilot : comment l’IA peut-elle réellement vous faire gagner du temps ?
Dernière mise à jour : il y a 7 heures
L’intelligence artificielle prend une place de plus en plus importante dans notre quotidien professionnel. Mais au-delà des effets d’annonce, une question reste essentielle : comment l’IA peut-elle réellement vous faire gagner du temps dans votre travail ?
Rechercher un ancien échange avec un client, retrouver une information perdue dans plusieurs mails, résumer une longue conversation, préparer une réponse ou encore synthétiser un document… Individuellement, ces tâches ne prennent parfois que quelques minutes. Mais accumulées tout au long de la journée, elles peuvent représenter un temps considérable.
Avec Microsoft 365 Copilot, Microsoft propose d’intégrer l’intelligence artificielle directement au sein de son environnement Microsoft 365 afin d’accompagner les utilisateurs dans leurs tâches quotidiennes.
Une intelligence artificielle intégrée à votre environnement de travail
L’un des principaux intérêts de Microsoft 365 Copilot est son intégration avec les outils Microsoft utilisés quotidiennement par de nombreuses entreprises.
Plutôt que de multiplier les logiciels et les plateformes, Copilot vient compléter l’environnement Microsoft 365 et permet d’utiliser l’intelligence artificielle au plus près de ses habitudes de travail.
Selon les applications et les licences utilisées, Copilot peut notamment intervenir dans Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams et plus largement dans l’écosystème Microsoft 365.
L’objectif est simple : réduire le temps consacré aux tâches répétitives et faciliter l’accès à l’information.
Retrouver plus rapidement une information
Nous recevons chaque jour de nombreux mails, documents et informations. Quelques semaines ou quelques mois plus tard, retrouver précisément un élément peut devenir compliqué.
Quel client avait envoyé ce document ? À quelle date cette décision avait-elle été prise ? Qu’avions-nous répondu lors du dernier échange ? Où se trouve l’information dont nous avons besoin ?
Copilot peut aider l’utilisateur à rechercher et synthétiser des informations présentes dans son environnement Microsoft 365, en fonction des contenus auxquels il est autorisé à accéder.
Au lieu de parcourir manuellement de nombreux mails ou documents, l’utilisateur peut formuler sa demande en langage naturel.
Par exemple :
« Retrouve les derniers échanges concernant ce dossier et résume-moi les points importants. »
Cette utilisation de l’IA peut être particulièrement intéressante pour les professionnels qui traitent quotidiennement un volume important d’informations.
Résumer des échanges et des documents
Un fil de mails comprenant plusieurs dizaines de réponses peut rapidement devenir difficile à relire.
Microsoft 365 Copilot peut aider à en extraire les informations principales afin d'obtenir plus rapidement une vue d’ensemble : contexte, éléments importants, décisions prises ou encore actions à réaliser.
Le même principe peut être appliqué à certains documents.
L’objectif n’est pas nécessairement de remplacer la lecture ou l’analyse humaine, notamment lorsque le contenu nécessite une expertise professionnelle, mais de faciliter une première prise de connaissance de l’information.
Préparer plus rapidement ses réponses
La rédaction d’un mail professionnel peut également prendre du temps : retrouver le contexte, structurer sa réponse, choisir la bonne formulation puis relire le message.
Copilot peut servir d’assistant pour préparer une première proposition de réponse à partir des informations disponibles.
L’utilisateur conserve ensuite la possibilité de relire, modifier, compléter et valider le contenu avant son envoi.
L’IA devient ainsi une aide à la rédaction plutôt qu’un remplacement de l’utilisateur.
Faciliter la création de contenus
Les possibilités de Copilot ne s’arrêtent pas aux emails.
Dans l'environnement Microsoft 365, l’intelligence artificielle peut également accompagner certaines tâches liées à la création, à la synthèse ou à la transformation de contenus.
Elle peut par exemple aider à :
structurer ou reformuler un texte ;
résumer un document ;
préparer une première trame de contenu ;
synthétiser plusieurs informations ;
faciliter la préparation de certains documents professionnels ;
identifier les éléments importants dans un contenu volumineux.
L’intérêt réside principalement dans le gain de temps sur la première étape du travail, l’utilisateur restant responsable de la vérification et du résultat final.
L’IA est surtout efficace lorsqu’on sait comment lui parler
Disposer d’un outil d’intelligence artificielle ne suffit pas forcément pour gagner du temps.
La qualité des résultats dépend notamment de la manière dont les demandes sont formulées. Une instruction trop vague peut produire une réponse générique ou peu adaptée.
Il est donc important d’apprendre à donner à l’IA suffisamment de contexte, à préciser l’objectif recherché et à indiquer le format de réponse souhaité.
Par exemple, plutôt que de simplement demander :
« Résume ce document. »
Il peut être plus pertinent de demander :
« Résume ce document en cinq points essentiels et indique les éventuelles actions à réaliser. »
Quelques changements dans la formulation peuvent considérablement améliorer la pertinence du résultat.
Un assistant, pas un remplacement de votre expertise
L’intelligence artificielle doit rester un outil d’assistance.
Les réponses produites doivent être contrôlées, particulièrement lorsqu’elles concernent des informations sensibles, juridiques, financières ou stratégiques.
Copilot peut permettre de gagner du temps sur la recherche, la synthèse ou la préparation d’un contenu, mais l’expertise, le contrôle et la décision restent entre les mains du professionnel.
Cette approche est particulièrement importante pour les professions réglementées, notamment les cabinets d’avocats et d’expertise comptable.
BuroClic vous accompagne dans la découverte de Microsoft 365 Copilot
Chez BuroClic, nous accompagnons nos clients Microsoft 365 dans la découverte et la prise en main de Copilot.
L’objectif est de dépasser la simple présentation de l’intelligence artificielle pour montrer comment l’utiliser concrètement dans son environnement professionnel et dans ses tâches quotidiennes.
Recherche d’informations, synthèse de mails et de documents, préparation de réponses, bonnes pratiques de rédaction des demandes… La prise en main permet de mieux comprendre les possibilités de Copilot et d’identifier les usages réellement pertinents selon son activité.
Parce que l’intelligence artificielle n’a d’intérêt que lorsqu’elle répond à un besoin concret, BuroClic vous accompagne pour intégrer progressivement ces nouveaux usages dans votre quotidien professionnel.
Vous souhaitez découvrir Microsoft 365 Copilot ?
Vous utilisez déjà Microsoft 365 et souhaitez comprendre comment Copilot pourrait vous accompagner au quotidien ? Voici notre rubrique dédiée à Copilot : PASS FORMATIONS OFFICE + COPILOT | Buroclic
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